El Facilities Manager o gestor de operaciones, es la persona que gestiona el espacio, sus instalaciones y coordina el personal. Es un generalista, arquitecto, aparejador o ingeniero, que gestiona un equipo de especialistas. El Facility Management es de naturaleza organizativa y su prestación es de carácter técnico.
Podemos definir estos dos conceptos como:
Podemos definir estos dos conceptos como:
- Facility: edificio, instalación.
- Management: gestión, dirección.
También lo podemos definir como "gestión de recursos inmobiliarios y sus servicios generales de forma integral" o "el proceso de planificar, implementar, mantener y contabilizar los servicios y el espacio físico apropiado para una organización buscando al mismo tiempo reducir el coste total asociado".
Este es el origen de lo que se denomina Facility Management, que es la disciplina que trata los diversos aspectos englobados en la gestión de activos inmobiliarios y sus servicios generales de forma integral.
El Facility Management consiste en:
- Planificar y proporcionar servicios para el negocio
- Planificar presupuestos y controlar los costes fijos y variables
- Gestionar los cambios
- Establecer objetivos en relación a los recursos inmobiliarios y sus servicios generales
- Generar auditorias energéticas y planes estratégicos de acción y mejora
- Mejorar la productividad
- Mejora de la imagen corporativa
- Reducción de costes operativos fijos y variables
- Realización de auditorías energéticas
- Definir y analizar indicadores y factores de éxito.
- Planificar y promover la mejora de procesos internos.
Las ventajas de implantar un modelo de gestión del edificio, su mantenimiento y los servicios generales de las empresas son las siguientes:
- Existe un único interlocutor para el cliente
- Disponer de un único canal de comunicación con proveedores
- Disponer de la información gráfica actualizada de los edificios para gestionar espacios
- Disponer de un sistema de gestión y reserva de salas
- Disponer de una óptima Estratégia corporativa respecto a sus recursos inmobiliarios
- Optimixación de espacios y su utilización
- Gestión integrada de proyectos de construcción
- Gestión eficaz de contratación de suministros y su consumo
- Gestión correcta del mantenimiento
Las competencias básicas del Facilities Manager son:
- Operación y mantenimiento
- Patrimonio inmobiliario (gestión activos inmobiliarios)
- Impacto de medidas sobre los recursos humanos y el entorno de trabajo
Las competencias secundarias del Facilities Manager son:
- Planificación y gestión de proyectos
- Control y gestión de finanzas
- Comunicación
- Evaluación de la calidad e innovación
- Administración y coordinación
El Facilities Manager planifica, ejecuta y gestiona y audita todos los aspectos básicos relacionados con:
- Instalaciones técnicas (gestión de sistemas, mejoras, inventario y consumos)
- Espacio o arquitectura interior (redistribuciones, mobiliario y inventario)
- Patrimonio inmobiliario (administración, alquiler, gestión del patrimonio inmovilizado)
- Servicios operativos (gestión espacio, correo,consumibles, seguridad y limpieza)
Los costes de un edificio dependen básicamente de su ocupación (alquiler o amortización de la inversión de compra) y de su explotación. Los costes significativos de explotación del edificio son los siguientes:
- Limpieza
- Reparaciones y mantenimiento
- Jardineria
- Seguridad
- Recepción
- Suministros
- Seguros
Xavier Alberola Criado, arQuitecto